Julia Pötsch und Andreas Erkens
interone GmbH

Die effiziente, medienbruchfreie, und nachhaltige Lösung: Das interone Fachverfahren Framework!

Rainer König
Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen

Durch den Landesstandard „foerderplan.web“ können alle Formulare (Antrag, Mittelabruf, Verwendungsnachweis) von Fördernehmenden digital entgegengenommen und anschließend digital in der Verwaltung bearbeitet werden. Dabei kommen die Nutzerkonten u.a. wegen der Schriftform beim Online-Antrag, aber auch zur sicheren Authentifizierung der Fördernehmenden und zur rechtssicheren Bekanntgabe der digitalen Bescheide zum Einsatz. Die Online-Anträge sind in den verschiedenen Förderprogrammen zum Teil sehr spezifisch. Diese individuellen Online-Anträge können mittels eines integrierten Moduls schnell und einfach konfiguriert werden. Für die digitale Kommunikation mit den Fördernehmenden im Zuwendungsprozess steht neben den Online-Formularen das sog. Cockpit zur Verfügung. Für die Sachberichte beim Zwischen- oder Verwendungsnachweis kann das Tool „fachdatenerhebung.nrw“ als Ergänzung zu „foerderplan.web“ zum Einsatz kommen. Hier können die Fördernehmenden in festen, förderprogramm-spezifischen Strukturen ihre jährlichen Daten und Kennzahlen (zum Beispiel zum geförderten Personal oder zur Zielerreichung) erfassen.

Arne Schömann
Landesbetrieb Information und Technik NRW

„NRW Genius“ ist eine wegweisende Initiative zur breiten Nutzung von KI-Technologien in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens. Ziel ist es, repetitive und zeitaufwendige Prozesse durch Automatisierung zu optimieren, die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu verringern und Bearbeitungszeiten deutlich zu verkürzen.

Das System verwendet generative KI-Modelle, um vielfältige Aufgaben wie das Zusammenfassen und Erstellen von Texten, die Unterstützung bei Recherchen sowie die Interaktion mit Nutzenden über ein intuitives Chatfenster zu übernehmen. Diese Anwendungsfälle sind speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in NRW abgestimmt und bieten eine passgenaue Lösung, die nahtlos in die IT-Infrastruktur von IT.NRW integriert werden kann.

Mit einer offenen und skalierbaren Architektur ist NRW Genius darauf ausgelegt, einer großen Zahl von Nutzenden zur Verfügung gestellt zu werden und um weitere Anwendungsfälle erweitert werden zu können. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der verantwortungsvollen Nutzung von KI. Die Entwicklung erfolgt in enger Abstimmung mit den Hauptpersonalräten, um die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden umfassend zu berücksichtigen.

Das Projekt verfolgt einen phasenbasierten Ansatz: Von einem Minimal Viable Product (MVP), das die grundlegenden Funktionalitäten bereitstellt, bis hin zur umfassenden Pilotierung und Skalierung, die auf mehrere tausend Nutzende ausgelegt ist. Dabei ist die enge Zusammenarbeit mit allen Ressorts der Verwaltung zentral, um praxisnahe Erfahrungen zu sammeln und kontinuierlich Rückmeldungen zur Verbesserung und Anpassung der Anwendung an die realen Anforderungen der Verwaltung zu nutzen.

Die Entwicklung von NRW Genius basiert auf Open Source-Technologien und ist sowohl plattform- als auch modellagnostisch.

Marlene Damerau
Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale

Wie wird KI in Kommunen eingesetzt? Um die Potenziale der Künstlichen Intelligenz in kommunalen Bereichen zu erforschen, wurde in Gelsenkirchen ein neues Anwendungszentrum gegründet. Wichtige Themen für Künstliche Intelligenz für kommunale Lösungen (KI4KL) sind Stadtplanung, Mobilität, öffentliche Sicherheit, Infrastruktur und mehr. Im Vortrag wird intensiver auf die Potenziale von KI eingegangen, die Details des Projekts vorgestellt und die Tätigkeitsbereiche näher erläutert.

Peter Adelskamp
Stadt Essen

Künstliche Intelligenz (KI) wird unser Lebens- und insbesondere unser Arbeitsumfeld in den kommenden Jahren stark verändern. Dabei hat die öffentliche Verwaltung eine besondere Verantwortung: Unser gemeinwohlorientiertes Handeln muss transparent, nachvollziehbar, rechtmäßig, diskriminierungsfrei und nachprüfbar sein. Dieser Verantwortung müssen wir auch gerecht werden, wenn wir unsere Arbeit nicht nur mit Kopf, Stift und Papier machen, sondern auch unter Zuhilfenahme von Werkzeugen wie Computern, Software und zunehmend auch Künstlicher Intelligenz (KI).

An der Nutzung von KI führt kein Weg vorbei. Sie steckt bereits in Internetbrowsern und Suchmaschinen. Softwarehersteller ergänzen ihre Produkte zunehmend um KI-Funktionen. Viele Beschäftigte nutzen ChatGPT & Co. bereits auf privaten Geräten. Es ist daher erforderlich, eine datenschutzkonforme Nutzung unter ethischen Gesichtspunkten zu beschreiben, ohne die grundsätzliche Nutzung zu verbieten. Letztlich besteht auch eine Verpflichtung der Verwaltung, zeitgemäße Technik verantwortungsvoll einzusetzen, wenn hierdurch ihre Leistungsfähigkeit gesichert werden kann.

Es ist daher wichtig, dass wir uns verpflichten und auch erklären, KI nur als Assistenzsystem einsetzen zu wollen sowie die Nutzung transparent zu machen und zu erklären. Der Mensch entscheidet, KI assistiert. Dazu dient die Charta Digitale Ethik. Sie soll die Werte vermitteln, die uns bei der Nutzung dieses zunehmend intelligenten Werkzeugs wichtig sind und die wir immer beachten wollen. Daran müssen wir uns auch messen lassen, wenn wir Teilaufgaben an eine Maschine abgeben oder von ihr Formulierungen produzieren lassen. Letztlich geht es um das Vertrauen in die Verwaltung und die demokratischen Prozesse, zu denen wir uns verpflichtet haben.

In dem Vortrag wird der Inhalt der Charta Digitale Ethik der Stadt Essen vorgestellt und der Weg zu ihrer Entstehung.

Tobias Wolfanger und Michael Nöthlichs
Landesbetrieb Information und Technik NRW

Vorstellung der Idee und der (bisherigen) Ergebnisse des Projektes HILDA (Hilfreiche Interaktive Landesdatenbank-Assistenz). Ziel ist es, die umfassenden statistischen Informationsbestände der Landesdatenbank NRW (ldb.nrw) auf neue Weise zugänglich zu machen. HILDA nimmt natürlichsprachige Fragen mit statistischem Bezug, z.B. nach der Einwohnerzahl eines Kreises, entgegen und generiert unter Zuhilfenahme der OpenAI-API Deeplinks auf für die Fragstellung selektierte und angepasste Tabellen.

Dr. Thomas Fischer und Simon Grusczynski
Landesbetrieb IT.NRW

Ein Ausblick auf die zukünftige Cloud-Landschaft der öffentlichen Verwaltung, basierend auf der Vision und Strategie von IT.NRW. Diskutiert wird die Rolle von Cloud-Technologien für eine resiliente und effiziente IT-Infrastruktur. Beleuchtet werden Schritte von IT.NRW zur digitalen Transformation, einschließlich der Einführung einer Multi-Cloud-Strategie. Praxisbeispiele zeigen, wie die Cloud aktuelle Herausforderungen bewältigt und die Verwaltung zukunftsfähig macht.

Christine Bungert und Dr. Corinna Flüs
Landesbetrieb Information und Technik NRW

Wie ändert sich das Lizenzmanagement durch die digitalen Entwicklungen? Was sollte man bei der Portfoliogestaltung beachten? Wie kann die Verwaltung souverän bleiben? Diese und weitere spannende Fragestellungen werden die Referentinnen Dr. Corinna Flüs und Christina Bungert aus dem Software Assetmanagement von IT.NRW in Ihrem Vortrag thematisieren. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Impulsen zum richtigen Umgang mit den technischen Entwicklungen.

Christine Litz
KDN Dachverband

Mehr Zukunftssicherheit durch Digitalisierung ist ein großes Ziel kommunaler Verwaltungen in der aktuellen Transformation. Doch die Umsetzung ist herausfordernd: Schnelle technologische Entwicklungen erfordern ein ganzheitliches Vorgehen. Eine Digitalisierungsstrategie ist ein guter Ausgangspunkt, um die Transformation erfolgreich zu planen und umzusetzen. Wir zeigen, wie Sie am besten vorgehen, Mitarbeitende informieren und aktiv einbeziehen.

Clemens Graßmann
CONET-Gruppe

Gehen die Anforderungen Ihrer Verwaltung über das Cloud-Angebot Ihres behördlichen Dienstleisters in Land oder Region hinaus? Benötigen Sie spezifische Dienste? Möchten Sie Ihre Vorhaben für die Nutzung von Cloud-Diensten schneller umsetzen? Erfahren Sie die Lösung für Ihre Verwaltung und wie Ihre Anforderungen erfüllt werden.

Stefan Sandmann
Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen

Mit dem Digitalen Zwilling NRW (DZ NRW) werden grundlegende Basisanalysen auf 3-dimensionalen Geoinformationen ermöglicht. Der Digitale Zwilling NRW wird in der Geodatendateninfrastruktur des Landes NRW als Grundgerüst von vorhandenen Geoinformationen sowie ausgewählten Analysewerkzeugen aufgebaut und den Nutzern zentral und kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Digitale Zwilling NRW kann die Basis für darauf aufbauende Fach-Zwillinge sein, so dass Zukunftsszenarien für kommunale Aufgabenfelder sowie Aufgaben der Landesverwaltung unter Berücksichtigung von Geoinformationen dokumentiert und analysiert werden können.

Anna Beer und Bastian Lüdorf
Verkehrsverbund Rhein-Sieg

Lkw, die aufgrund unzureichender Informationslage fehlgeleitet werden und unter Brücken stecken bleiben oder sich in Wohngebieten festfahren, stellen Kommunen und deren Bewohner*innen zunehmend auf eine Belastungsprobe. Steigende Transportleistung sowie die akute Brückenproblematik Nordrhein-Westfalens als geographische Schnittstelle transeuropäischer Verkehre, verlangen aus verkehrs-, wirtschafts- und umweltpolitischer Sicht insbesondere im nachgeordneten, kommunalen Straßennetz eine umfassende Informationslage für den Lkw-Verkehr.

Mit Unterstützung des Verkehrsministeriums des Landes NRW, setzt an dieser Stelle die Projektgruppe mit dem Projekt SEVAS an und bietet teilnehmenden Kommunen eine kostenlose, webbasierte Software, um routingrelevante Daten zu digitalisieren. Zur Unterstützung der Datenerfassung dient den Kommunen eine eigens entwickelte App, die auf einer KI-gestützten Verkehrszeichenerkennung aufbaut. Die Kommunen werden somit in die Lage versetzt durch eine Fotoaufnahme vor Ort ihre Verkehrszeichen zu digitalisieren.

Die (Orts-)Kenntnisse der zu digitalisierenden Daten sind ein Alleinstellungsmerkmal der Mitarbeiter*innen der Kommunen und Kreise. Im Vordergrund stehen hierbei straßenverkehrsrechtliche Restriktionen sowie Vorrangrouten. Zudem können kommunale Verkehrsdaten wie Umweltzonen und Lkw-relevante Verkehrszeichen hinterlegt werden. Im Anschluss werden die Daten gebündelt den Anbietern von Navigationsdiensten zur Verfügung gestellt – für eine effiziente und vor allem stadtverträgliche Navigation der Schwerlastverkehre.

Dieses kommunale Wissen als entscheidendes Qualitätsmerkmal sowie die starke interkommunale Zusammenarbeit sind der Schlüssel zum Projekterfolg: Mit über 316 kommunalen Projektpartnern können bis heute 16.000 km Vorrangroutennetz sowie über 6.400 Restriktionen die Ziele des Projekts nachhaltig unterstützen. Der innovative Ansatz wurde im Jahr 2021 mit dem Deutschen Mobilitätspreis als Best-Practice für Deutschland ausgezeichnet.

Stefanie Wiens
Stadt Köln

Große Städte mit sehr verschiedenen Akteuren/-innen und einem breiten Spektrum an Anforderungen benötigen eine technologisch moderne, mit offenen Standards arbeitende Geodateninfrastruktur, die viele verschiedene Anwendungsfälle bedient (IoT, KI, Mobilität, Klima, Sicherheit etc.) und in der Geodaten im Kontext eines Datenökosystems aus verschiedensten Quellen genutzt werden können. Wir möchten Sie einladen, einen Blick auf unsere bisherigen Erfolge und aktuellen Herausforderungen zu werfen.

Moritz Limbach, Florian Müller und Friedhelm Peplowski
Bechtle GmbH

Microsoft 365 bietet große Chancen, die Zusammenarbeit in Kommunen zu optimieren sowie effizient und zukunftsfähig zu gestalten. Wir zeigen am Beispiel einer NRW-Kommune unser Vorgehensmodell für die erfolgreiche Implementierung von Microsoft 365. Vom Strategie-Workshop, über die Entwicklung des Datenschutzkonzepts bis zum Rollout begleiten wir Sie bei der strukturierten und schrittweisen Einführung von M365.

Moritz Andrieu
KDN Dachverband

EfA-Pionierprojekt in NRW: Elektronische Wohnsitzanmeldung medienbruchfrei und innovativ umgesetzt Der Online-Dienst ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, die Anmeldung im Zuge eines Wohnsitzwechsels digital vorzunehmen. Ziel ist eine schlanke und nutzerfreundliche Lösung, die bundesweit einsetzbar ist. Der Service umfasst neben der An- und Ummeldung auch die Aktualisierung der auf dem Chip der Ausweisdokumente mit eID-Funktion gespeicherten Adressdaten sowie den Versand der Adressaufkleber für Ausweisdokumente.

Marcel Böttcher
Stadt Bergisch-Gladbach

Die Bedeutung von effektivem Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung und im kommunalen Sektor kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, da es die Zukunft der Verwaltung mitgestaltet und einen entscheidenden Schritt zur Digitalisierung von Prozessen darstellt.

In diesem Kontext ist die Beteiligung verschiedener Abteilungen und Teams an Projekten die Norm, was eine softwaregestützte Herangehensweise zur Sicherstellung von Standards und Automatisierung unerlässlich macht. Eine solche digitale Transformation fördert nicht nur Change-Management und ein neues Miteinander, sondern stellt auch die Weichen für eine effiziente und zukunftsfähige Verwaltung.

In meinem Vortrag werde ich anhand unserer Erfahrungen mit der Digitalisierungsstrategie der Stadt Bergisch Gladbach diskutieren, wie wir durch den Einsatz moderner Technologien – unter Berücksichtigung von Cloud-Lösungen – unsere Projektmanagementprozesse optimiert haben. Ohne dabei auf ein spezifisches Produkt zu fokussieren, möchte ich Einblicke geben, wie technologische Lösungen es ermöglichen, Projekte transparent und strukturiert zu visualisieren, sodass alle Beteiligten stets den Überblick behalten und effizient zusammenarbeiten können.

Wir werden uns auch damit beschäftigen, wie der Übergang zu solchen Technologien im öffentlichen Sektor bewältigt werden kann, ein Bereich, in dem die Cloud-Nutzung traditionell als Neuland betrachtet wird.

Darüber hinaus erörtere ich die Mehrwerte solcher Lösungen für die öffentliche Verwaltung, einschließlich der Einführung moderner Arbeitsformen und der Förderung eines teamorientierten Ansatzes bei der Projektumsetzung.

In einer Live-Demo werde ich praktische Beispiele aus unserer Projektarbeit präsentieren, um zu veranschaulichen, wie eine effektive digitale Umstellung aussehen kann.

Jan-Hendrik Goeke
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen

Christin Schickhaus
Landesbetrieb Information und Technik NRW

Alles bitte anbinden – Nächster Halt E-Verwaltungsarbeit. Die Fachverfahrensanbindung ist die nächste große Herausforderung zur Etablierung einer medienbruchfreien digitalen Verwaltungsarbeit. Für einen durchgängigen digitalen Verwaltungsprozess ist die Fachverfahrensanbindung für die Behörden unerlässlich. Doch wie kann die Anbindung dieser hohen Anzahl an unterschiedlichen Fachverfahren organisatorisch und technisch begegnet werden. Unseren Weg in NRW können wir Ihnen zeigen.

Christian Dietz
Ceyoniq Technology GmbH

Nach der erfolgreichen Digitalisierung der Inhouse-Prozesse ist der folgerichtig nächste Schritt, auch jene Prozesse bzw. Geschäftsgänge medienbruchfrei zu digitalisieren, die über die Grenzen der eigenen Behörde hinaus gehen. Wie dies auf Basis von nscale eGov und xdomea gelingt, zeigt Ihnen Robert Wander, Abteilungsleiter Consulting im Expertcenter E-Government der Ceyoniq.

Frank Strotmann
Materna

Sie haben ihre Pflicht aus gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Die Akzeptanz der E-Akte bei den Anwendenden und der Mehrwert bietet dennoch Potential für Verbesserungen? Mit ihren E-Akte Lösungen haben sie bereits das Fundament für ein umfangreiches Informationsmanagement gelegt. Erfahren Sie, wie dieser Wissensschatz mittels KI-Technologie gehoben werden kann. Ganz nebenbei besseren Sie die Akzeptanz der Nutzenden durch deutliche Steigerung des Nutzens der E-Akte. Wir erläutern Ihnen verfügbare Lösungen und weitere kurzfristig realisierbare Ansätze.

Dr. Martin Schlemmer
Landesarchiv NRW

„E-Akte? Wir arbeiten doch schon digital!“ – wozu dient und wem nutzt eine gute elektronische Aktenführung? Erfahrungen aus der Behördenberatungspraxis in der Landesverwaltung NRW

Das Landesarchiv NRW berät seit 2016 Behörden und Einrichtungen des Landes NRW in organisatorischen Fragen auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung. Vorgestellt werden in diesem Beitrag Sinn und Zweck – namentlich die Notwendigkeit –, vor allem aber auch die Vorteile der elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung.

Noch immer nämlich stößt man in Beratungskontexten der digitalen Schriftgutverwaltung auf Vorbehalte hinsichtlich der „klassischen“ Aktenführung im Allgemeinen, aber auch der elektronischen Aktenführung im Besonderen. Häufig lautet das „Argument“, das in diesem Zusammenhang vorgetragen wird: „Wir arbeiten längst digital! Wieso denn jetzt noch ein weiteres System?“ Aufgeführt werden dann verschiedene elektronische Ursprungssysteme von Informationen wie Filesystem, Outlook, OneNote, NRW connect etc. Ein solches Arbeiten und „Dokumentieren“ der behördlichen Aufgabenerledigung bringt jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich, die zunächst einmal häufig übersehen werden.

Dabei bietet ein Informations- und Wissensmanagement in Form der elektronischen Aktenführung zahlreiche konkrete Vorteile für die Behörden, Betriebe und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung des Landes.

Dieser mögliche Mehrwert wird anhand von Beispielen aus der Verwaltungs- und Beratungspraxis veranschaulicht. Skizzenhaft wird weiterhin aufgezeigt, wie eine gute, den organisatorischen Aspekt der Aktenführung aufgreifende Behördenberatung einen Beitrag zu einer ordnungsgemäßen, v. a. aber auch qualitativ höherwertigen behördeninternen Zusammenarbeit (Stichwort: Informations- und Wissensmanagement bei wachsender Personalfluktuation; „Onboarding“ neu- und quereingestiegenen Personals) leisten kann.

Die auf diese Weise gewonnene Dokumentation öffentlichen Verwaltungshandelns erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen, hilft den demokratischen Rechtsstaat zu legitimieren und wird den Anforderungen an ein gutes behördliches Informationsmanagement in besonderer Weise gerecht.

Dr. Nazila Gol-Schmieders
Landesbetrieb Information und Technik NRW

Die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist entscheidend für die Effizienzsteigerung im öffentlichen Sektor. Dieser Vortrag präsentiert praxisnahe Methoden zur Prozessoptimierung, entwickelt im Prozessmanagement Competence Center NRW. Der Fokus liegt auf Workshop-Reihen zur Projektkonzeption und Beschleunigung von Digitalisierungsvorhaben. Anhand konkreter Praxisbeispiele werden bewährte Vorgehensweisen und Lessons Learned diskutiert.

Thorsten Hagedorn
agineo GmbH

Rabea Grebe
Materna

Frank Wischerhoff
ServiceNow

Low Code, GenAI und Plattformlösungen verändern derzeit große Verwaltungen fundamental. Unsere Experten von agineo, Materna und ServiceNow zeigen Ihnen, wie auch mittlere und kleinere Kommunen gemeinsam mit ihren IT-Dienstleistern innovative Technologien nutzen können, um ihre Digitalisierungsziele zu erreichen, Ihre Services zu optimieren und den Menschen dabei im Fokus zu behalten. Lassen Sie uns zusammen Bewährtes mitnehmen und Neues erschaffen!

Michael Nöthlichs
Landesbetrieb Information und Technik NRW

Ein bundesweit gültiger Styleguide für die statistischen Ämter des Bundes und der Länder barrierefrei, erweiterbar, nutzungsfreundlich und vor allem harmonisch über alle Webanwendungen hinweg. Es wurden Gestaltungsprinzipien definiert, UIs, Komponenten und Codesnippets erarbeitet und verprobt. Dabei haben wir Komponenten und Oberflächen als Klickdummies mit Usern getestet, die Codesnippets mit Entwickler:innen auf Umsetzbarkeit getestet und sämtliche Vorgaben der BITV 2.0 überprüft und optimiert.

Dr. Katharina Gerl und Dr. Dennis Frieß
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Politische Beteiligung der jungen Generationen (U30) ist ungleich verteilt, daran ändern auch digitale Beteiligungsoptionen nur wenig. Vor dem Hintergrund dieses pessimistischen Tenors skizziert der Beitrag vorerst bekannte Faktoren und Ressourcen, die politische Beteiligung erklären können. Davon ausgehend werden mobilisierende Elemente vorgestellt und beispielhaft eingeführt, die für Organisator:innen von Beteiligungsprozessen nützlich sein können, um diese Zielgruppen zu aktivieren.

Natalie Reinking
Materna TMT GmbH

Hannah Kirch
Infora GmbH

Künstliche Intelligenz birgt enorme Potenziale für die Verwaltung. Sie wird allerdings auch zu großen Veränderungen zwischen Menschen, Technologie und der Organisation führen. Ein KI-Change-Management-Ansatz berücksichtigt diesen Dreiklang und führt Behörden Schritt für Schritt durch den Wandel. Ein KI-Change-Management-Ansatz setzt an drei Punkten an:
– Sensibilisierung für die Besonderheiten von KI: KI-Technologien werden oft als komplex und möglicherweise bedrohlich empfunden. Es gilt, die Mitarbeitenden über die Funktionsweise, Vorteile und Chancen von KI aufzuklären und mögliche Bedenken ernst zu nehmen.
– Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Prozess: Mitarbeitende müssen frühzeitig in den Implementierungsprozess von KI-Projekten einbezogen werden, damit sie sich einbringen und Widerstände frühzeitig identifiziert und adressiert werden können.
– Kommunikation und Transparenz: Ziele, Nutzen und Auswirkungen von KI-Projekten müssen offen und transparent kommuniziert werden, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen und mögliche Ängste und Bedenken zu mindern.